Tymczasowe pliki systemowe. Bieżące, często używane pliki robocze. Rzadko używane, ale wartościowe dane. Dane, które mają zostać wkrótce usunięte.

Raz do roku, podczas inwentaryzacji. Tylko raz, po wdrożeniu systemu archiwizacji. Gdy nastąpi awaria i będzie potrzeba przywrócenia danych. Regularnie, np. raz w kwartale.

Są to informacje niemodyfikowalne, rzadko używane, ale niezbędne ze względów prawnych, historycznych lub biznesowych. Są to kopie zapasowe, które są regularnie nadpisywane. Są to często używane pliki, które wymagają szybkiego dostępu. Są to dane tymczasowe, które mogą być usunięte po kilku dniach.

Ordynacja podatkowa, przepisy o rachunkowości, RODO. Prawo budowlane i kodeks cywilny. Rozporządzenie o systemach informatycznych i przepisy celne. Ustawa o ochronie środowiska i kodeks pracy.

Ułatwienie modyfikacji zarchiwizowanych danych. Uniknięcie awarii spowodowanej wadą jednej technologii. Zwiększenie prędkości odzyskiwania danych w każdej sytuacji. Zminimalizowanie miejsca zajmowanego przez kopie zapasowe.

Harmonogramy wykonywane tylko raz w miesiącu, niezależnie od obciążenia. Harmonogramy, które zawsze wymagają interwencji użytkownika. Harmonogramy ręcznego kopiowania danych przez pracowników działu IT. Zautomatyzowane harmonogramy, które nie obciążają sieci i pracowników w godzinach pracy.

Tworzenie kopii zapasowych danych w celu ich archiwizacji. Bezpieczne, nieodwracalne kasowanie danych po upływie okresu retencji. Zapewnienie stałej dostępności danych dla użytkowników. Proces szyfrowania danych przed ich przechowywaniem.

Lokalizacja odizolowana nie jest wymagana przez regułę 3-2-1. Przynajmniej jedną kopię. Wszystkie trzy kopie. Dwie kopie, aby mieć pewność.

Zabezpieczenie danych przed nieautoryzowanym dostępem po ich usunięciu. Dostępność i wydajność roboczych plików oraz baz danych. Długoterminowe składowanie informacji niemodyfikowalnych. Przeprowadzanie testowego odtwarzania w celu weryfikacji integralności.

Chroni to przed pożarem, zalaniem czy atakiem szyfrującym ransomware. Umożliwia to łatwiejszą modyfikację zarchiwizowanych danych. Zapewnia to szybszy dostęp do danych w przypadku ich pilnej potrzeby. Obniża to koszty przechowywania danych na dłuższą metę.